最近うまくいかないと感じたら…

「最近うまくいかない」と感じたら…

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こんにちは。
アシスタントディレクターのそふぃーです。

突然ですが、皆さんは普段「本」を読む習慣はありますか?
ネットで何でも調べられる時代ですが、私はあえて本を通して活字に触れる習慣をもつようにしています。そこで本日は、最近読んで目から鱗が落ちた『ラクして速いが一番すごい』という本を紹介したいと思います。業種・職種・キャリア問わず仕事に取り入れられるポイントがあると思いますので、お時間がある方はこのまま5分ほどお付き合い下さい。
※時間はおおよその読了目安です

 

Webに限らず、制作会社というものは皆さんもご存知の通り、どうしても時間に追われる事が多いです。
瞬発力が求められる現場で、効率良く質の高いアウトプットをする事の重要性と難しさを痛感する毎日…
「何か空回りしている気がするな…」
「何かわからないけど全然うまく行ってないな…」
そんな思いを漠然と抱えていた時、上司にオススメ頂いたのがこの『ラクして速いが一番すごい』でした。


著者は人事・戦略コンサルタントの松本利明さんです。
松本さんのプロフィール:http://hrstrategy.jp/profile/

本の内容をざっくり説明すると、仕事の生産性を上げるための具体的な手法(コツ)を、わかりやすく解説してくれるビジネス書。タイトルの『ラクして速いが一番すごい』について、

“ラク”とは・・・力の「入れ所」と「抜き所」を押さえ、ムダな仕事を減らすこと
“速く”とは・・・1秒でも早く仕事を終わらせること

といっても、口で説明するのは簡単ですよね。それでは具体的にどのように仕事に取り組んだら良いのでしょうか?
本書は5つの章に分かれており、それぞれの章のタイトルを実現するための具体的な手法や考え方が、各10節程度にまとめられているという構成です。各章でインパクトのあった内容の紹介とともに、個人的感想を述べたいと思います。

第1章 一発で決める

一発で決める
第1章は、一生懸命頑張るけどやり直しが多いという方必読です。モチベーションを下げる「やり直し」を防ぐための具体的な解決策が示されています。

中でも私の空回りに一撃食らわせてくれたのが、“「長い1回」ではなく「短い10回」をスピーディーに”という考え方です。
上司や取引先などに確認をとる際、相手のことを考えるとある程度まとめてメールを送った方がいいかな…と、ついつい確認事項を溜め込んでしまいがちです。また、苦手意識からなるべく話したくないという場合もありますよね。しかし、短い打ち合わせを沢山行うイメージで確認回数を増やすことで、逆に相手を「大切な存在」として立てることができると共に、やり直しがあっても被害を最小限に食い止めることができると筆者は言います。確かに、1回の長い打ち合わせでは1度引っくり返されたら終わりです…。
これを読み、実際に「1つ確認ですが…」と、こまめに切り出してみるようになってから、不思議と確認以外のコミュニケーションも図りやすくなった気がします。

解決ポイント:「1つ確認ですが」を口癖にして確認やチェック回数を増やす

 
 

第2章 スパッと割り切る

スパッと割り切る
第2章は「仕事のツボ」をおさえることと、「自分の持ち味にあった価値の出し方を知る」ための解決策が紹介されています。この章は、ある程度のキャリアを積み、部下を持つ立場の方や、仕事を依頼する立場の方にも読み応えのある内容ではないかと思います。

特に私が注目したのは“仕事の依頼時は「作業」より「作戦」を伝える”という考え方です。
一昔前まで「仕事は背中で覚えろ」的な職人気質な考えで部下に接する上司を多く目にしました。(体育会系の現場にいる機会が多かった私はなおさらかもしれません…)しかし本書では仕事の指示を出す際、依頼主はアウトプットを示した上で具体的なHow(どうやって)を相手に伝える事が、仕事の生産性を上げるポイントとして紹介されています。
確かに「生産性を上げる」という点では、目的と方法を事前に伝えることで円滑に事が運びそうです。依頼主が上司である場合、依頼される側はただの受け身にならないように注意したいですね。

解決ポイント:仕事を依頼するときはそもそもの目的から話し、作業効率を高める

 
 

第3章 抱え込まない

抱え込まない
第3章では「自分で工夫する」と「周りに働きかける」の2軸から、仕事を抱え込まないようにするコツが書かれています。なかなか「No」と言えない日本人ですがみなさんはいかがですか? 溜め込み過ぎていつか爆発なんてことになる前に、自分で対処する術を身につけたいものです。

この章で心に留まったのは、“どんなにイヤな仕事でも、まず「わかりました」と言う”方法。
一見タイトルとは矛盾しているように感じますが、これはただ「断る」のではなく、どうすれば依頼主の仕事が進むかをまず考え伝えるという事。それによって、依頼された仕事の「本当の適任者」を依頼主に見極めてもらう事ができるというテクニックです。対応の順番は以下の通り。

①断る場合もまず「わかりました」と言う
まずは相手とスムーズなやりとりをすることが大切。
②いつならできるかを言う
仕事の締め切りを確認したうえで対応する。
③予定を確認したうえで、いつまでに返事するかを言う
相手の不安(ストレス)を軽減するためにもいつまでに返事をするか伝える。
④他の人を紹介する
依頼主が他部署の場合は納期までにできれば良いので、自分の代わりの人を紹介することも有効。その場合、しっかりと引き継ぎとフォローの連絡をすることが大切。
⑤優先度を確認する
依頼された仕事を受ける流れを想定し、優先度と仕事内容の分担を逆提案することで、上司はその仕事の本当の適任者を判断しやすくなる。

個人的な状況や感情だけに囚われるのではなく、依頼された仕事そのものを円滑に進めるためには何が最適かを考えることで、「No」も言いやすくなるかもしれませんね。

解決ポイント:どうすれば依頼された仕事が速く進むかを考えると、逆に感謝される

 
 

第4章 組織の「壁」を利用する

組織の壁を利用する
第4章では、様々な立場の人たちと連携して仕事を進めていくうえで、組織の「壁」を利用していく方法が書かれています。ベテランの方は自然と身についている可能性が高い内容ですので、社内外の人とコミュニケーションをとる場面の多いプロデューサーやディレクター、また営業職の新人さんあたりにおすすめしたい章でした。

この章で私が共感したのは、“「これでよろしいでしょうか?」より「こうしましょう!」とはっきり言う”テクニックです。相手に確認を取る際、「これでよろしいでしょうか?」という言い方をすると相手はゼロベースで物事を考えます。その結果、違う案が出てきたり、検討そのものがやり直しになることもありますよね。「こうしましょう!」とはっきり言うことによって、相手は「実現させるには何が必要か」という視点に切り替わります。心理学的な要素が強いテクニックですが、意外と利用できる場面は多いのではないでしょうか? ちなみに本書では「根回し」と言う表現を使っていますが、個人的にはコミュニケーションスキルと解釈しています。

解決ポイント:解決志向を利用し、最後の一言を「こうしましょう!」にする

 
 

第5章 自分で「できる」ようになる

自分でできるようになる
第5章では、「すぐにできるようになる」ため…ではなく、まずは「できるように見える」ためのいくつかのテクニックが書かれています。ラクして速く、そして自分らしく仕事ができるようになりたい人が試せる「型」が詰まった内容になっています。

以前、先輩方が「経験が浅くても『出来る!』と言い切って取り組んでみる事が大事」と仰っていました。この章で紹介されている“実力より先に「できる人」という認知を作る”という一文を見てそのことを思い出しました。
具体的に共感したのは「真っ先に発言すると効果的」というテクニック。会議などの際、人前で真っ先に発言するのは結構勇気がいりますよね。特に日本人は、先頭を切って発言することに対して苦手意識を持つ人が多いかと思います。でもそんな日本だからこそ、それができるだけで周りから「できる人だ」と評価されるようになると言います。行動を変えるとマインドが変わり、習慣が変わり、その習慣が結果となって現れるそうです。
何事も形から入るというタイプの人がいますが、自分のマインドをコントロールするためにも意外と大切な事だと改めて感じました。また、過度な演出はかえって逆効果になる可能性がありますが、先に「できる人」という認識を周囲に植え付けることで、コミュニケーションが取りやすくなる場合もあるかと思います。

解決ポイント:先ずはできる人たちの立ち振る舞いをマネしよう

 
 
 

いかがでしたか?

上記に取り上げたこと以外にも、エクセルやパワーポイントの効果的な使い方など、作業効率を上げるための具体的な内容も紹介されていました。どんな仕事も「100%全力で取り組む」という姿勢は大切ですが、スマートに仕事をこなす人をみるといつも「無駄がない」事に気づきます。早く仕事を終わらせるということは生産性の向上、ひいては会社の利益にも直接的に関わる重要な課題です。

仕事の生産性を上げるためにどうしたらいいか悩んでいる方、悩みを抱えている部下や同僚が身近にいる方は、是非本書を勧めてみてはいかがでしょうか?

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