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Googleスプレッドシート使いのタスク管理 5つのポイント

Hello 令和!神谷です。

さて、みなさまGoogleスプレッドシートはお使いでしょうか?

弊社では、プロジェクト管理やタスク管理などいろいろなところでスプレッドシートが活用されています。

プロジェクト管理やタスク管理をスプレッドシートとなるまでに数々のツールを使ってきました。
Backlog、Trello、Asana、Wrike、Trello etc…

元々エクセルやスプレッドシートを使用しており、他のツールで業務効率が上がることを期待してテスト導入を繰り返しました。
どれもモダンなアプリで素晴らしいツール。UIもオシャレ。機能も豊富。
なのですが、布教活動がたりなかったり、機能が豊富すぎて複雑だったりでなかなか定着させることができずでした。

そんな様々なツールを使って感じたスプレッドシートの良いところをまとめました!

スプレッドシート参考画像

1. タスクを俯瞰できる一覧性

スプレッドシートUIの一番の利点はこれじゃないかと思っています。

プロジェクト、デザイン、実装などのタスクを管理する上でそれぞれのタスクが一覧で見えることで状況把握や優先度設定をスムーズに行うことができます!

 

2. キーボードだけで操作

これはスプレッドシートだけに限ったことではないですが、上下左右のカーソル移動、文字入力、選択項目の選択、日付入力などがキーボードのみで行うことができるのは非常に便利です。

 

3. 視覚的に伝える条件付き書式

タスク管理を行う上で期限日や優先度の設定はプロジェクトマネージメント上、非常に重要なポイントです。
単純に日付と優先度をつけるだけでは対応するメンバーの意識にも差がでます。

期限日が近づくとセルを黄色にしたり、優先度が高いタスクは赤字でマークなどが自由自在です。

完了したタスクはグレーにするなど視覚的に全体の状況がわかります。

 

4. 任意の順番でソート

日付順、優先度順、ページごとなど特定の順番でソートもよく使います。

優先度でソートした後に日付でソートすると、締め切りの中で優先度が高い順に並べ替えられたり、完了したタスクを非表示にすることもできます。

 

5. 項目の追加も自由自在

タスク、期限日、優先度、起案者、担当者、ステータスなど基本となる情報だけでなく、プロジェクトによって発生するフェーズなど状況に応じて柔軟に項目が追加できる点も良いところです。

 

以上が様々なサービスを渡り歩いた結果スプレッドシートに落ち着いているポイントです。

 

個人的には1・2が非常にウェイトが高く、タスクに対して対応されたのを見て「これOK!」「これOK!」といった感じで次々とタスクを完了させていったりも楽チンです。
デバッグを行いタスクを追加していくと、リアルタイムにエンジニアが対応していくこともあり面白いです。

ARCHETYPではタスク管理以外にもさまざまな業務でスプレッドシートを使っており、日々スプレッドシートの可能性に驚いています。

スプレッドシートの可能性を広げる使い方があればぜひ教えてください!!