timemanagement

考察

業務効率化!タイムマネジメントの5つのコツ

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こんにちは。

Web制作会社で忙しい毎日を送っている方向けに、今回はタイムマネジメントについて書いていこうと思います。

制作会社で働いていると毎回同じようなプロジェクトはなく、コーポレートサイト、ブランドサイト、LP制作、ロゴ制作、イラスト制作、動画制作など、プロジェクトもクライアントも様々で、作業内容も異なります。

また、制作の現場は一人で完結するものはほとんどなく、多くの人と連携して進めることになります。
そのため、都度リソースの管理やスケジュール管理など、多くの人が関われば関わるほど不確定要素が多くなることで管理に時間を取られることが多いですよね。

人によっては、長期に及ぶプロジェクトを複数抱えていて、それらを並行して進めていかなければならないこともよくあります。

限られた時間のなかで仕事を進めていくうえで、「タイムマネジメント」は必要不可欠になります。

「タイムマネジメント」次第で生産性や効率が大きく変わります。

  • 案件を多く、効率的に回せる
  • プロジェクトメンバーに迷惑をかけない
  • 残業時間が減る
  • 徹夜など無茶な働き方をしなくていいので、健全な体調を維持できる
  • プライベートの時間が増える
  • スキルアップの時間を確保できる
  • といった多くのメリットがあります。

    ここでひとつ気を付けたいのが、「タイムマネジメント」と「スケジュール管理」の違いです。
    タイムマネジメントは、単なるスケジュール管理ではありません。
    やるべきことを把握して着実にこなすスケジュール管理とは違い、タイムマネジメントでは計画を立てて、目標を達成するために時間をコントロールするプロセスが重要になってきます。

    ということで、タイムマネジメントをうまく進めるコツをいくつかご紹介します。

    (1)To Doリストの作成
    まずは、1日のTo Doリストの作成を行います。
    ここで大切なのは、企画書やコンセプトを考えるといったじっくり時間をかけるタスクだけではなく、打ち合わせのアポイント設定、メールの確認、会食の予約、資料の印刷など仕事内容を細かく「タスク化」することが大切です。

    (2)優先順位をつける
    各タスクに優先順位をつけましょう。
    「重要度」と「緊急度」をもとにタスクの分類を行い、重要度を高・中・低で管理するのではなく、1.2.3.4.5…といったように、優先順位を明確につけて取り組むのがコツです。

    (3)目標を持って行動する
    最も時間をかける優先順位の高い業務を決め終えたら、その業務をどのレベルでいつまでにやり終えるのかを決めることが必要です。
    仕事である以上、すべての業務にはそれ相応の成果が求められるので、「何を」「いつまでに」「どこまでやり終えるか」といった目標を設定して業務に取り組むことがポイントです。
    タイムマネジメントを続けていくと、この目標値設定をする / しない で成長率は大きく変わってきます。

    (4)余裕を持ったスケジューリング
    予定をぎゅうぎゅうに詰め込むと、予想していなかった事態が起こった時に対応できません。
    例えば、デザインFBがあったので少し打ち合わせできますか?
    今後のスケジュールの相談をしたいので15分話せますか?などなど、急な打ち合わせが入って作業が止まってしまった……なんてこともよくありますよね。
    まずは必須タスクをこなし、余った時間を使って優先度が低めのタスクに時間を充てることをおすすめします。

    (5)「すぐ終わる仕事」を溜めない
    5分で終わってしまう簡単な仕事は、すぐに取り組む方がベターです。
    そうしないとタスクはどんどん溜まっていきますし、うっかり忘れてしまったりするので要注意です。
    たとえば、朝一番や午後の休憩明け、夕方の疲れたタイミングなど「モチベーションが上がりにくい」時間帯にまとめて終わらせるのがおすすめです。

    最後に、 タイムマネジメントで得られる一番のメリットは、自分と向き合うための時間を手に入れられることにあると思います。

    ぜひ、一度日々の業務を見直しいてはいかがでしょうか?

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